Responsabile della conservazione
Compiti e responsabilità secondo le nuove Linee Guida AgID
Entro il prossimo 1 gennaio 2022 l’adeguamento richiesto a tutte le
aziende alle nuove Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei
documenti informatici richiederà l’individuazione obbligatoria di un
Responsabile delle Conservazione interno oppure esterno, purchè terzo rispetto
al Conservatore, con responsabilità e compiti specifici in merito alla gestione
delle fatture elettroniche, ma anche di tutti i documenti informatici che
quotidianamente vengono prodotti o ricevuti dalle imprese.
Questo richiede necessariamente l’invio in un sistema di conservazione
elettronica a norma in grado di assicurare l’opponibilità a terzi dei documenti
stessi. In quest’ottica sono state adottate e pubblicate da AgID – Agenzia per
l’Italia Digitale, le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione
dei documenti informatici” da implementare in tutte le realtà aziendali entro il
prossimo 1 gennaio 2022
Ai fini dell’allineamento alle Linee Guida sono necessarie e indispensabili una
serie di attività che riguardano aspetti organizzativi, contrattuali e di
processo richiedendo pertanto una revisione complessiva ed integrata dell’intero
sistema di conservazione.
Per rispondere a queste esigenze, il corso intende fornire un quadro generale
ed offrire soluzioni operative utili a:
- verificare la conformità dell’attuale processo di memorizzazione e
conservazione dei documenti;
- individuare eventuali criticità e strutturare un processo di
acquisizione, gestione e conservazione di documenti secondo l’attuale
normativa;
- predisporre le specifiche tecniche che dovranno essere osservate dal
gestore esterno di conservazione;
- individuare il modello organizzativo da adottare, tenuto conto delle
esigenze e delle particolarità della struttura di riferimento, rivedere il
sistema contrattuale, le deleghe e le nomine anche sotto il profilo della
scelta della figura del Responsabile della Conservazione, redigere il
Manuale della Conservazione (attività non più delegabile al Conservatore).
Topics
- Quale è il ciclo di vita di un documento informatico?
- Quali sono le attività che ogni impresa deve realizzare per non farsi
trovare impreparata di fronte alle nuove linee guida?
- Come gestire eventuali i rapporti con il conservatore e quali nomine
interne occorre effettuare?
- Quali sono le responsabilità e i compiti del Responsabile della
conservazione?
Agenda
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Giovedì 14 Ottobre 2021 – Giornata Conclusa |
09:30
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Registrazione dei partecipanti
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09:35
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Le nuove Linee Guida AgID
- Decorrenza e adempimenti da realizzare
- Modifiche ed adeguamenti richiesti
- Revisione dei contratti
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11:00
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11:30
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Metadati e formati - definizione ed aggiornamento
- Certificazione di processo
- Definizione delle procedure interne al sistema di conservazione:
- Fase di versamento
- Fase di archiviazione
- Fase di distribuzione
- Gestione ordinaria e straordinaria
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13:00
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14:00
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Responsabile della conservazione
- Nomina e responsabilità
- Compiti e attività delegabili
- Responsabile esterno
- Pannello di controllo
- Manuale della Conservazione
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16:30
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Download agenda
* il presente programma è provvisorio e suscettibile di variazioni