Responsabile della conservazione

Compiti e responsabilità secondo le nuove Linee Guida AgID

Entro il prossimo 1 gennaio 2022 l’adeguamento richiesto a tutte le aziende alle nuove Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici richiederà l’individuazione obbligatoria di un Responsabile delle Conservazione interno oppure esterno, purchè terzo rispetto al Conservatore, con responsabilità e compiti specifici in merito alla gestione delle fatture elettroniche, ma anche di tutti i documenti informatici che quotidianamente vengono prodotti o ricevuti dalle imprese.

Questo richiede necessariamente l’invio in un sistema di conservazione elettronica a norma in grado di assicurare l’opponibilità a terzi dei documenti stessi. In quest’ottica sono state adottate e pubblicate da AgID – Agenzia per l’Italia Digitale, le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” da implementare in tutte le realtà aziendali entro il prossimo 1 gennaio 2022

Ai fini dell’allineamento alle Linee Guida sono necessarie e indispensabili una serie di attività che riguardano aspetti organizzativi, contrattuali e di processo richiedendo pertanto una revisione complessiva ed integrata dell’intero sistema di conservazione.

Per rispondere a queste esigenze, il corso intende fornire un quadro generale ed offrire soluzioni operative utili a:

• verificare la conformità dell’attuale processo di memorizzazione e conservazione dei documenti;
• individuare eventuali criticità e strutturare un processo di acquisizione, gestione e conservazione di documenti secondo l’attuale normativa;
• predisporre le specifiche tecniche che dovranno essere osservate dal gestore esterno di conservazione;
• individuare il modello organizzativo da adottare, tenuto conto delle esigenze e delle particolarità della struttura di riferimento, rivedere il sistema contrattuale, le deleghe e le nomine anche sotto il profilo della scelta della figura del Responsabile della Conservazione, redigere il Manuale della Conservazione (attività non più delegabile al Conservatore).

Topics

• Quale è il ciclo di vita di un documento informatico?
• Quali sono le attività che ogni impresa deve realizzare per non farsi trovare impreparata di fronte alle nuove linee guida?
• Come gestire eventuali i rapporti con il conservatore e quali nomine interne occorre effettuare?
• Quali sono le responsabilità e i compiti del Responsabile della conservazione?