Human Resources

A più di un mese dall’inizio della ripartenza e del ritorno alla “nuova normalità” assistiamo al crescere di un dibattito sulla necessità di porre il giusto limite all’utilizzo del remote working. Sì, è vero, da un lato la tecnologia ha consentito un rapido riadattarsi a nuove modalità di lavoro, ed ha tenuto in piedi il sistema economico ed industriale del paese, ma,dall'altro, stiamo riscoprendo il bisogno di rientrare in ufficio e tornare a fare almeno alcune delle cose che si facevano prima: un caffè con i colleghi, una chiacchierata informale sia su temi personali che di lavoro e soprattutto staccarci, letteralmente, dalla sedia di casa.

A breve l’Italia andrà in vacanza e ci ritroveremo a Settembre con la nuova normalità, e con alcune vecchie consuetudini e qualche problema irrisolto, perchè è ampiamente probabile che dovremo continuare a bilanciare lavoro in ufficio e lavoro in remoto per parecchi mesi ancora. Tante aziende non hanno gli spazi fisici per ri-accogliere tutti i collaboratori con il giusto distanziamento, ma tante famiglie non hanno a casa propria spazi e postazioni ergonomiche come quelle dell’ufficio. Che fare allora?

Oracle ha lanciato un programma di condivisione di suggerimenti e pratiche invitando Aziende da tutta Europa ad esprimere le proprie scelte e mettere a fattor comune le proprie idee, chiamato HR Talk Time, dal quale sono emersi tanti spunti interessanti (ad esempio l’ampliamento dell’apertura degli uffici al sabato per distribuire su 6 giorni, i 5 giorni di lavoro settimanali) e pratiche di gestione di questi aspetti. Il tutto è stato registrato ed è disponibile a questo link.

Qualche Azienda, compresa Oracle, ha creato e diffuso internamente delle linee guida su come evitare posture scorrette e come ricrearsi in casa una postazione di lavoro appropriata.

Poi abbiamo avviato un programma di condivisione dei dispositivi di prevenzione quali schermo, tastiera (dockstation) e anche sedie: con una semplicissima prenotazione è possibile prendere un appuntamento per passare a ritirare nei nostri uffici il materiale occorrente, per il tempo occorrente, sanificato e pronto all’uso “in remoto”.

In ultimo, e proprio per questo periodo di graduale rientro in ufficio, abbiamo pensato ad un’offerta chiamata Employee Care Package che garantisce uno “starting kit” per partire in pochissimo tempo con tutti i processi di gestione HR indispensabili nella nuova normalità: Salute & Sicurezza, HR Help Desk, Formazione & Sviluppo, e naturalmente Analytics utilizzando la suite Oracle Cloud HCM.

Diminuita l’emergenza e ritornati ad una quasi normalità, si riflette sull’effetto dello shock subìto durante il c.d. lock-down in tutti i campi.

Nell’ambito del diritto del lavoro, si è parlato impropriamente di smart working, che non è home working. Lo smart working è strategia, è una leva gestionale, è fiducia nei dipendenti, nella determinazione di obiettivi e traguardi, è condivisione di conoscenza, è tecnologia sofisticata (non un semplice portatile con la posta elettronica aziendale installata).

Durante il lock-down, i lavoratori hanno svolto la propria prestazione da casa che è cosa ben diversa. Lo smart working è esattamente il contrario: è il non lavorare da una postazione fissa. La legge, infatti, lo definisce come una «modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva».

Alla cessazione dello stato di emergenza, bisognerà quindi riprogettare completamente l’utilizzo dello smart working che, con molta probabilità, verrà impiegato dalle aziende in maniera maggiore. Ciò implicherà una diversa organizzazione aziendale, una precisa regolamentazione del rapporto, dell’orario e della possibilità di controllo del datore attraverso gli strumenti di lavoro, nel caso in cui vi siano degli inadempimenti. E quest’ultimo è certamente un punto assai delicato.

I dati raccolti mediante il controllo effettuato sugli strumenti digitali messi a disposizione dei lavoratori potranno essere utilizzati dal datore, senza necessità di alcun accordo sindacale né autorizzazione amministrativa, a condizione che venga rispettata la normativa sulla privacy e che i lavoratori siano adeguatamente informati sulle modalità d’utilizzo e sull’effettuazione dei controlli.

In conclusione: dopo lo stress test occorre iniziare un periodo di progettazione.

a cura di

Avv. Franco Toffoletto
Managing Partner
Toffoletto De Luca Tamajo

Il lockdown, poi la “Fase 2”, la “Fase 3” e uno scenario che ancora oggi presenta variabili imprevedibili: in pochi mesi una serie di trasformazioni mai sperimentate prima ha interessato le aziende e la gestione delle persone. §

Processi che avrebbero forse richiesto anni per compiersi sono risultati accelerati, mentre altre tendenze che si stavano affacciando (gli spazi condivisi, per esempio) sono state complicate dall’evolversi degli eventi. Lavoro a distanza, smartworking (che non sono la stessa cosa), nuova gestione degli spazi di lavoro sono i temi caldi; e si può senz’altro dire che, usciti dalla fase emergenziale, il lavoro da remoto oggi è cambiato ancora.

Infatti, se durante la fase acuta della pandemia avevamo a che fare con un contesto in cui le persone erano sempre a casa e sempre connesse (con tempi di lavoro potenzialmente dilatati su tutta la giornata in assenza di altri impegni o attività da svolgere) ora i ragionamenti su smartworking e produttività devono necessariamente fare i conti con il ritorno alla normalità negli ambiti della cura della famiglia, della socialità e del tempo libero: insomma, si è rimessa in moto la dimensione extralavorativa della vita delle persone.

Si affaccia quindi un problema di gestione del tempo che coglie impreparati numerosi lavoratori (che non erano mai stati smartworkers e sono in difficoltà davanti alle numerose distrazioni), sia i loro responsabili chiamati a organizzare, dare obiettivi, misurare i risultati.
Allo stesso tempo, venendo a mancare la socialità condivisa in azienda, si allenta la comunicazione ed emerge un problema di fidelizzazione delle persone: oltre alla produttività, cala anche il senso di appartenenza.

La funzione HR è chiamata a intervenire con soluzioni nuove, soprattutto negli ambiti della formazione, del coaching, della motivazione e della verifica del livello di engagement di dipendenti e collaboratori; e il tutto deve avvenire ponendo un’attenzione più alta a chi presenta situazioni più delicate, per esempio i genitori di bambini piccoli che si trovano senza supporti esterni nella cura dei figli. Una nuova normalità che è realtà, e per la quale prepararsi è fondamentale se si vuole affrontare il futuro.

a cura di

Fabrizio Armenia
Direttore HR
Inaz