a cura di Maxtrino | 03/05/2023
Secondo uno studio del Politecnico di Milano, la registrazione di una fattura passiva richiede dai 15 ai 30 min con un costo tra 30 e 65 euro. Questo perché l’intero processo prevede la gestione di un numero elevato di documenti tra Fatture, DDT, OdA di diverse culture e lingue, ricevute da più canali, in formati differenti con unità di misura e valute diverse. In un mondo sempre più globalizzato e nel quale l’internazionalizzazione delle organizzazioni diventa un elemento fondamentale tanto di competitività, quanto di resilienza, risulta facilmente comprensibile quanto la complessità di un processo di questo tipo possa raggiungere livelli difficilmente gestibili in tempi brevi, efficaci ed efficienti da parte dei team finance.
Un elemento da non sottovalutare, questo, soprattutto in un periodo di grande incertezza e criticità come quello che stiamo vivendo, su cui, come Maxtrino, abbiamo voluto ragionare più approfonditamente anche in vista della prossima edizione del CFO Summit (14-15 giugno | Allianz MiCo - Milano Convention Centre), all'interno del Business Leaders Summit, organizzato da Business International - Fiera Milano.
Come detto sopra, la delicata natura di questi documenti e dati finora hanno imposto ai team finance di acquisire ed elaborare in modo manuale, con calma ed estrema precisione queste informazioni così sensibili e fondamentali per la gestione finanziaria del business. In questo senso, infatti, errori di trascrizione e registrazione di numeri, importi, dati e molto altro sono frequenti e spesso difficili da correggere o ricostruire a posteriori per risolvere le incongruenze createsi. Per questo, l’utilizzo delle nuove tecnologie gioca un ruolo fondamentale nella semplificazione e ottimizzazione, oltre che automazione dei processi nella gestione della tesoreria. Soluzioni innovative come quelle promosse da Maxtrino, quindi, diventano strumenti abilitatori di una nuova era del finance aziendale. Sotto questo punto di vista, infatti, per un’azienda avere a disposizione una soluzione integrata con i propri sistemi informativi, che apporti innovazione nell’area AFC, migliorandone efficienza e accuratezza attraverso interventi di automazione della gestione documentale e dei processi, impatta in maniera significativamente positiva poi su tutto lo sviluppo del business a 360 gradi, rendendo il finance uno dei motori della crescita e della sostenibilità dell’impresa.
In sintesi: un approccio integrato al ciclo passivo con uno strumento tecnologico avanzato che agevoli la transizione digitale di tutte le operation necessarie per rendere i documenti uniformi e quindi accessibili in modo semplice e veloce da parte di chiunque in azienda consente di snellire qualunque tipo di processo e flusso gestionale e amministrativo. Se, infatti, l’intera catena procedurale viene completata in meno di un minuto (come recita lo slogan della nostra nuova soluzione: “7 secondi per una registrazione!”), dalla ricezione della fattura alla contabilizzazione ed espletamento delle verifiche previste, risulta chiaro come tutto possa essere enormemente razionalizzato con una minima supervisione da parte dell’operatore che a quel punto avrà la possibilità, invece, di concentrare la sua attenzione e i suoi sforzi su attività a maggior valore aggiunto. Basti pensare alla grande quantità di tempo che ogni giorno un professionista del team finance potrebbe dover utilizzare per attività come: il controllo di condizioni e termini di pagamento e IBAN, il 3WayMatch – controllo incrociato con OdA e DDT –, le verifiche documentali su contratti o OdA in pdf, i cicli autorizzativi, le verifiche su esistenza e plafond delle dichiarazioni di intento e su oneri accessori quali Conai, le spese di trasporto e molto altro. Tutte attività che, grazie a un sistema digitale e integrato, potranno essere gestite con semplicità attraverso, per esempio, l’impiego di intelligenza artificiale e machine learning che garantiscono un’automazione completa in oltre il 90% dei casi. Una vera rivoluzione che, sempre di più, deve essere presa in considerazione dalle organizzazioni per poter fronteggiare qualunque tipologia di situazione all’interno di un contesto di grande incertezza come quello che stiamo vivendo. Un framework nel quale la complessità e la mole di dati imporranno costantemente, d’ora in avanti, di essere rapidi e reattivi nella gestione della finanza aziendale per poter rispondere al meglio alle esigenze dei mercati e dei clienti, ma anche dei fornitori e di quel network più allargato di stakeholder che pone grande attenzione sul valore e l’importanza per i brand di abbracciare la transizione digitale in atto per coglierne i benefici e i vantaggi.
