di Matteo Castelnuovo | 17/03/2023
Riuscire a comunicare in maniera efficace sul luogo di lavoro è fondamentale, ma non sempre si è in grado di farlo e nell’era dello smart working è una sfida ancora più grande. Lo stile comunicativo è l’ostacolo che condiziona maggiormente le conversazioni e risente delle differenze culturali, generazionali e di ruolo degli interlocutori, sintetizzabili nel concetto di knowledge gap, un divario di conoscenze che acuisce le distanze. Istruzioni poco chiare, riunioni superflue e, più in generale, ogni tipo di barriera comunicativa hanno ripercussioni significative sulle aziende e possono tradursi in progetti incompleti, demoralizzazione dei collaboratori, mancato raggiungimento degli obiettivi, vendite sfumate e perdite economiche. Al contrario, chi riesce a comunicare in modo efficace è un valore aggiunto e fornisce un apporto positivo alla cultura aziendale. Aumentando la partecipazione e il senso di coinvolgimento delle persone, una buona comunicazione contribuisce, infatti, alla coesione e al rafforzamento della fiducia all’interno dei team, rendendo i dipendenti più efficienti, produttivi, leali, il che nell’insieme ne aumenta anche il tasso di retention.
Un tema di grande importanza questo, soprattutto quando bisogna affrontare periodi difficili in scenari d’incertezza e con la necessità di guardare a una direzione e a una governance che siano salde e affidabili. Un’esigenza che oggi la leadership del business non può sottovalutare e su cui abbiamo voluto ragionare attraverso l'analisi di un recente white paper realizzato da CoachHub. Un documento, dedicato a sette consigli per migliorare la comunicazione sul lavoro, che abbiamo voluto riproporvi di seguito in vista della prossima edizione del corso di alta formazione dal titolo “Public Speaking”, tenuto da Riccardo Montanari, trainer internazionale in programmazione neuro linguistica ed executive coach, e previsto il 14 giugno 2023 dalle ore 9.00 alle ore 17.00 presso l’Allianz MiCo – Milano Convention Centre, all’interno del Business Leaders Summit – la grande manifestazione dedicata ai migliori C-Level dell’impresa contemporanea e organizzata da Business International – Fiera Milano.
Secondo gli esperti di CoachHub, infatti, le abilità comunicative sono determinanti per avere successo in un mondo del lavoro in continua trasformazione e possono essere migliorate seguendo alcuni semplici suggerimenti.
In primis ascoltare attentamente. Sembra incredibile, infatti, ma saper ascoltare con attenzione i nostri interlocutori è fondamentale per poter impostare una conversazione efficace ed efficiente. L’ascolto è imprescindibile per le interazioni all’interno dell'azienda, poiché aiuta a fissare nella mente le informazioni e interpretarle, mostrando empatia e rispetto verso chi parla. Al contempo questa abilità risulta cruciale anche nell’ambito di una presentazione o di un primo incontro con un cliente o con un fornitore, con un prospect o con un partner.
In secondo luogo, poi, è fondamentale saper in che scenario ci si sta per muovere e come affrontarlo. La preparazione approfondita nel dettaglio delle possibili sfaccettature che si possono intravedere in una situazione o in una realtà diventa un asset essenziale per puntare al successo. Capire il contesto in cui si sta operando è il primo passo per anticipare ogni mossa e impostare la strategia d’azione migliore. Che si stia parlando o ascoltando, occorre interpretare le situazioni comunicative e imparare a cogliere i segnali non verbali. In questo modo, si potrà adattare il proprio messaggio per gestire qualunque circostanza.
Una volta interpretata la situazione, il terzo obiettivo da raggiungere è quello di essere empatici. Un approccio aperto, infatti, elimina le barriere che impediscono una cultura inclusiva e una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Non tutti sono inclini all’empatia, ma è un'abilità che può essere allenata, ad esempio, attraverso percorsi di coaching personalizzati o semplicemente imparando a porre la giusta attenzione sul nostro interlocutore per anticiparne esigenze, domande o sfumature. Accortezze che, per esempio, possono fare la differenza tra una buona vendita e un’occasione mancata o possono rappresentare il motivo del rinnovo di una collaborazione proficua. Saper governare le emozioni proprie e altrui, inoltre, offre notevoli opportunità non solo nell’ambito del public speaking, ma anche nella gestione dei team e nella proiezione della propria carriera, laddove le relazioni e la cura di quest’ultime diventano uno degli asset più importanti che esistono.
Dopo aver imparato a comprendere le emozioni e le sensazioni prodotte dall’interazione con terze parti, bisogna quindi saper fare un passo indietro. Già, perché al netto della comprensione degli altri, per saper dialogare concretamente con le persone, una delle skill più importanti da fare propria è quella di avere una mente aperta. L'apertura mentale è fondamentale, infatti, per sviluppare un clima di confronto e di scambio reciproco tra i membri di un team o anche nella relazione con clienti e fornitori. I leader di larghe vedute accolgono il dibattito, le nuove prospettive e i contributi individuali, incoraggiando tutte le opinioni, anche quando non sono d’accordo. In questo senso, il confronto continuativo produce nuove opportunità, genera nuovi spunti e progetti e produce idee di valore, che si trasformano presto in attività di successo. Sotto questo profilo, per esempio, la valorizzazione della Diversity & Inclusion è uno di quei fattori dominanti dell’open-mindset che sicuramente guideranno il business nei prossimi anni, con la consapevolezza che la diversità non sia più un qualcosa da evitare, ma anzi sia un tesoro da custodire e proteggere.
In un mondo che cambia a ritmi sempre più rapidi e frenetici, anche la comunicazione, nei suoi modelli e modalità, oltre che nelle sue dinamiche si evolve e modifica. In questo senso, saper partecipare proattivamente alle comunicazioni da remoto diventa sempre più importante per poter portare il proprio contributo nelle situazioni che coinvolgono colleghi e clienti. È importante migliorare incontri e riunioni online con l'ascolto attivo e la presenza in video, ma anche interagire attraverso e-mail, chat o app di messaggistica. In un periodo in cui lo smart working sta assumendo il ruolo di driver dell’evoluzione del mondo del lavoro, offrire una continuità nel contatto multicanale è un elemento di grande qualità, professionalità e competenza. Se, poi, questo touch-point viene anche utilizzato con consapevolezza e cognizione di causa, il risultato sarà ancora più apprezzato, migliorando in questo modo la reputation del professionista e arrivando a porlo in una posizione naturale di leadership, in grado di diventare all’occorrenza anche punto di riferimento su attività e gestione delle situazioni.
In un contesto come quello post-pandemico, infatti, solo i chi sa comunicare nella maniera giusta, all’interno delle varie piattaforme, ha la possibilità poi di poter essere preso come esempio da seguire. Un obiettivo che un team leader, o aspirante tale, deve sempre porsi per raggiungere il successo. Essere d’ispirazione, infatti, è uno di quei risultati che molti s’impegnano a raggiungere, ma che pochi ottengono. I leader che sanno comunicare chiaramente ed efficacemente la propria visione sono anche in grado di ispirare i propri collaboratori, stimolandoli a condividere i loro progetti con convinzione ed entusiasmo. Grazie al loro modo di parlare, ai concetti espressi e ai valori trasferiti questi capitani del business hanno la capacità di generare appartenenza al progetto, al team o all’azienda e consentire quindi una crescita omogenea e solida in grado di superare le difficoltà, creando così un clima di collaborazione e cooperazione che oggi risulta essere sempre più necessario per far fronte alla volatilità dei mercati e alla crisi che permea ogni settore.
In fine, quindi, è chiaro come saper comunicare non generi solo un vantaggio per chi si impegna in questa abilità, ma diventi a sua volta un enabler del cambiamento. Un fattore di trasformazione che trova il suo apice nel momento in cui questa capacità viene messa a disposizione degli altri per aiutarli a crescere, infondendo loro fiducia, offrendo supporto, spronandoli a dare il meglio o mostrandogli altre prospettive di successo in cui credere per guardare al futuro. Adottare una mentalità da coach nell’esprimersi e nel parlare in pubblico può davvero fare la differenza nel momento in cui si guida un team o un’azienda, soprattutto in una fase di grande trasformazione come quella che stiamo vivendo. Sotto questo profilo, essere in grado di aumentare il coinvolgimento degli altri e creare maggiori connessioni tra professionisti, team e partner può produrre notevoli benefici per il business.
Una comunicazione aperta e costruttiva è alla base di una dinamica di lavoro sana. Quando i membri di un team sanno di essere ascoltati e di essere presi seriamente in considerazione, le informazioni circolano liberamente. Il risultato? Migliori capacità di problem-solving, maggiore creatività e processi decisionali più efficaci.
