a cura di Franco Toffoletto, managing partner di Toffoletto De Luca Tamajo | 28/05/2024
La tecnologia digitale è ormai imprescindibile per la gestione di qualunque azienda e per lo svolgimento della quasi totalità dei lavori. Certamente indispensabile è la posta elettronica, che ha rivoluzionato il mondo delle comunicazioni, rendendole più veloci, tracciabili, conservabili, oltre che certamente più sostenibili a livello ambientale. Ma quello che è certo è che ormai da trent’anni la comunicazione digitale e l’uso dei computer sono degli strumenti di lavoro dai quali non si può prescindere. Tanto è vero che il nostro legislatore nel 2015 ne ha preso atto modificando la norma dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori che era stata scritta nel 1970, cioè in un altro mondo.
Un tema, questo, che abbiamo voluto approfondire meglio, anche in vista della nuova edizione di HR Directors Summit, l'evento dedicato al mondo dei direttori del personale che si terrà il prossimo 11 e 12 giugno 2024 presso gli spazi dell'Allianz MiCo di Milano all'interno dell'edizione primaverile del Business Leaders Summit, la grande manifestazione dedicata ai migliori C-level dell'impresa contemporanea, organizzata da Business International, la knowledge unit di Fiera Milano.
L’efficacia di tale strumento è stata messa a rischio dal Garante privacy che, in un recente documento, interpretando in modo palesemente errato appunto l’art. 4 cit., è giunto all’assurda conclusione secondo cui la mail sarebbe «strumento di lavoro» solo per 7 giorni (max. 9 in alcune circostanze). Dopo tale termine (secondo il Garante) la mail non sarebbe più «strumento di lavoro» e, pertanto, la raccolta e conservazione dei cd. «metadati» ivi contenuti (mittente, data e ora di spedizione, etc.) richiederebbe l’autorizzazione preventiva dell’ITL o l’accordo sindacale. Un’interpretazione palesemente contra legem.
Il provvedimento è stato immediatamente seguito da pesantissime critiche al punto che il Garante ne ha momentaneamente sospeso l’applicabilità aprendo un dibattito pubblico.
Un’eventuale conferma di tale provvedimento determinerebbe conseguenze dirompenti per le aziende: considerata l’insopprimibile esigenza di conservare le mail, il provvedimento, ove confermato, obbligherebbe le aziende a stampare migliaia di mail, archiviando il tutto fisicamente, con costi abnormi in termini sia organizzativi che economici, e con buona pace della sostenibilità ambientale.
Non ci resta che attendere un auspicato (e definitivo) ripensamento del Garante. E la presa d’atto che la norma cit. è stata cambiata quasi dieci anni fa con uno scopo preciso (e contrario).
